PERSONOPPLYSNINGER
PERSONVERNERKLÆRING
Behandling av personopplysninger i Leiums Legat
Når du bruker nettsiden vår, tar kontakt med oss eller søker om støtte gjennom legatet vil Leiums Legat behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om
personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.
Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er LEIUMS LEGAT (heretter Leiums Legat).
Advokatfirmaet Ræder AS (heretter Ræder), org. nr. 919 100 265 ved advokat Carl Garmann Clausen, er forretningsfører og forestår administrasjon for Leiums Legat.
Kontaktinformasjonen til Leiums Legat er:
Adresse: Dronning Eufemias gate 11, 0150 Oslo Postboks 2944 Solli, 0230 Oslo
E-post: post@leiumslegat.no
Telefon: 23 27 27 00
Organisasjonsnummer: 983 881 025
For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte administrasjonen ved Marie Gausel per e-post til marg@raeder.no.
1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn
Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:
1. Behandling og oppfølgning av søknader om stipend: Navn, e-postadresse, adresse, telefonnummer, personnummer, kontonummer og andre personalia som sivilstand, informasjon om økonomi, og eventuelt andre personopplysninger som du som søker anser for å være relevant for vår behandling av søknaden. Behandlingen skjer på grunnlag av din søknad, som ansees som en avtale med deg, eller på din anmodning, jf. Personopplysningsloven art. 6. 1 bokstav b.
Ved behandling av enkelte søknader kan det i tillegg være behov for behandling av sensitive personopplysninger som er opplysninger om helse, genetiske- eller biometriske opplysninger, religiøs og filosofisk oppfatning, fagforeningsmedlemskap, seksuelle- og straffbare forhold, jf. GDPR artikkel 9 og 10. Vår behandling av slike opplysninger skjer på grunnlag av uttrykkelig samtykke fra deg som registrert.
2. Besvare henvendelser som kommer inn til oss: Navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle andre personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Vårt grunnlag for behandling av personopplysninger er i disse tilfeller at vi har en berettiget interesse i å følge opp de ulike henvendelsene vi måtte få, jf. Personopplysningsloven art. 6. 1 bokstav f.
3. Oppfylle rettslige forpliktelser som vi har eller får, slik som rapporteringsplikt til myndighetene: Navn, e-postadresse, adresse, telefonnummer, personnummer, kontonummer. Behandlingen
skjer på grunnlag lovpålagte plikter jf. Personopplysningsloven art. 6. 1 bokstav c.
4. For bedre brukeropplevelse på våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Cookies benyttes for å skille ulike sesjoner fra hverandre og lagrer informasjon om brukeren
for å kunne benytte systemet riktig. Tidspunkt for opprettelse blir lagret. Vårt grunnlag for behandling av personopplysninger er i dette tilfellet interesseavveining. jf. Personopplysningsloven art. 6. 1 bokstav f. Opplysningene kan benyttes til analyse. Det er ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson og vi deler ikke data med tredjepart. Cookiene slettes når sesjonen avsluttes, typisk når nettleseren lukkes.
2. Utlevering av personopplysninger til andre
Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et
lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen. Leiums Legat bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle
personopplysninger på våre vegne. Vi har inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen og benytter oss av følgende databehandlere per i dag:
• Advokatfirmaet Ræder AS er forretningsfører for Leiums Legat og forestår all administrasjon og drift inkludert håndtering av inn-/utbetalinger for Leiums Legat. All innhenting og behandling av
personopplysninger går således gjennom Ræder.
• Amesto AS benyttes som databehandler til å føre regnskap. I denne sammenheng får de tilgang til nødvendige personopplysninger for å ivareta lovpålagte forpliktelser overfor myndigheter mv.
• Experis Ciber AS supporterer og videreutvikler legatets web-baserte løsninger og har gjennom dette tilgang til de innsamlede personopplysninger.
All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.
3. Lagringstid
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.
Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.
Enkelte personopplysninger som navn, personnummer og informasjon registrert i søknadsskjemaet vil bli lagret i søkers levetid da eventuelle nye søknader vurderes opp mot tidligere tildelinger og
hvorvidt man har mottatt tilbakemelding på bruk av tildelt støtte. Øvrige opplysninger, herunder alle vedlegg som måtte inneholde personopplysninger, lagres i inntil 11 år etter utløp av frist for
tilbakemelding og blir deretter slettet.
Leiums Legat vil i tillegg til den konkrete søknadsbehandlingen kunne benytte informasjon i søknadene for egne statistiske formål hvor alle personopplysninger vil bli anonymisert.
Dersom en søker ikke ønsker at Leiums Legat skal motta personopplysninger, må det elektroniske søknadsskjemaet lukkes. Alle data fra ufullstendige og ikke fullførte elektroniske søknader vil bli
slettet. Dette gjelder også eventuelle vedlegg som er lastet opp.
Den enkelte søker har innsyn i de opplysningene som vedkommende har registrert i søknadssystemet ved pålogging til den enkelte søknad, etter at søknad er sendt inn.
4. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve
rett til dataportabilitet så langt dette er mulig. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.
For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med Leiums Legat på e-post: post@leiumslegat.no eller sende oss et brev på overnevnte adresse. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.
Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.
Dersom behandlingen av dine personopplysninger er basert på ditt samtykke til oss, kan du til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste
måten å gjøre dette på, er å ta kontakt med Leiums Legat på epost: post@Leiumslegat.no eller på overnevnte adresse.
5. Klager
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.
Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.
6. Endringer
Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på våre nettsider.
Sist oppdatert 25. mai 2020